Eyüp Belediyesinden örnek teşkil edecek arşiv

Eyüp Belediyesi Arşiv Birimi gerçekleştirdiği titiz çalışmalar neticesi 10 müdürlüğe ait 31 bin 873 klasörün taramasını gerçekleştirerek yeni hizmet binasındaki arşiv bölümünde düzenli bir şekilde arşivledi.

Belediyenin arşivi hem personel çalışma sistemi hemde kullanılan teknoloji bakımından diğer tüm belediyelere örnek teşkil edecek şekile getirildi. Arşiv bütün dünyada kurumların gerçek ve tüzel kişilerin faaliyetleri sonucunda meydana gelen, idari, hukuksal, tanıklık, kurumsal değeri olan ya da tekrar kullanılmak üzere üretilen her türlü görsel, yazılı ve data bilgilerinin muhafaza edildiği yerdir. Eyüp Beledisinde ilk arşiv çalışmasına 2009 yılında İmar Müdürlüğü’nde başlandı. 2012 yılı Haziran ayında Dijital Arşiv Odası kuruldu ve Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne ait 50 bin adet sicil dosyası sayısallaştırıldı. Yeni hizmet binasında ise, Eyüp Belediye Başkanı Remzi Aydın'ın talimatıyla en son teknoloji kullanılarak özel bir arşiv birimi oluşturuldu. Çalışmalar tüm hızıyla devam ederken Başkan Remzi Aydın son durumu görmek amacıyla bir süre önce arşiv birimi çalışanlarıyla bir araya gelerek toplantı düzenlemişti. Toplantıda çalışma şartları, uygulanan teknikler ve sistemler konusunda sohbetler edilirken Başkan Aydın, Arşiv Biriminin yürüttüğü sistemli çalışmayla ilgili olarak, “Eyüp Belediyesi öncü ve örneklerden biri olma yolunda emin adımlarla ilerliyor.” değerlendirmesi yaptı ve tüm çalışanları özverili çalışmalarından dolayı tebrik etti. Belediye bu binada hizmet vermeye başlamasıyla arşiv birimi çalışmalarına hız verdi. Birim çalışanları Feshane karşısında bulunan eski hizmet binası ve Alibeyköy'de bulunan ek hizmet binasında dağınık ve düzensiz bir şekilde adeta üst üste istiflenmiş vaziyette bulunan tüm arşiv dosyalarını yeni hizmet binasına taşıdılar. Yeni binanın arşiv bölümüne toplanan binlerce dosya birim çalışanları tarafından aylarca süren çalışmayla tek tek titiz bir şekilde ayrıştırıldı, düzenlendi ve güvenli bir şekilde arşivleme sistemine aktarıldı. Kurum arşivinde yer alan belgeler Standart Dosya Planı’na uygun olarak taranmak suretiyle sayısallaştırıldı. Yeni arşiv biriminde kurulan sistemde oda sıcaklığından nem oranına kadar bir çok ayarlamayı çok hassas düzeyde otomatik olarak yapıyor. Böylelikle burada bulunan dosyalar çok daha sağlıklı bir biçimde korunmuş oluyor. Kurumda düzenli işleyen bir arşiv sistemi kurulması ve işletilmesi, tüm müdürlüklerin belge sayısallaştırma işlemini tamamlayarak bir standart da hizmet vermek, Standart Dosya Planına uygun Fiziki ve Dijital Arşiv oluşturmak amacıyla yapılan çalışmalar sayesinde belge kaybı önlenecek ve evrak akışları daha verimli şekilde takip edilebilecek.